Les 3 étapes clés du transfert de siège social

par Ornella de Carolis, LegalVision

21 mai 2018

Les 3 étapes clés du transfert de siège social

Pour de multiples raisons, une entreprise peut être amenée à déménager. D’un point de vue juridique et administratif, le déménagement d’une société entraîne un transfert de siège social. Le changement du domicile juridique de l’entreprise doit apparaître sur les statuts de la société. Ces formalités sont relativement complexes, d’autant plus que la société doit aussi gérer le déménagement (trouver une entreprise de déménagement, établir le cahier des charges, résilier les contrats).

1ère étape : choisir le lieu du nouveau siège social

L’entreprise peut déménager dans un local loué ou acheté à cet effet. Mais, pour des raisons budgétaires, il est fréquent de déménager sa société au domicile d’un des associés. Ainsi, les dépenses de la société sont réduites, ce qui permet à des jeunes entreprises de se développer sans avoir un poste de dépenses liées au local d’exploitation trop important.

Dans quels cas est-il possible de fixer le siège social au domicile de l’associé ?
- Si l’associé est propriétaire, il transfère librement le siège à son domicile,
- Si l’associé est locataire de son logement, la domiciliation est également libre, en principe. Mais, il peut arriver qu’il y ait une clause dans le contrat de bail qui l’en empêche. Dans ce cas, seule une domiciliation provisoire d’une durée maximale de 5 ans est possible.

Deux autres options sont possibles pour une entreprise qui déménage :
- Faire appel à une société de domiciliation : ces sociétés proposent aux entreprises de fixer leur siège social à une adresse souvent prestigieuse à moindre coût. Plus qu’une simple boîte aux lettres, elles proposent des services d’accueil téléphonique ou encore de location de matériel. Elles proposent aussi des options de location de salles de réunion et des services de gestion de courrier.
- Les pépinières et incubateurs de start-ups : ils proposent des services d’accompagnement, notamment financier, des start-ups durant leurs premières années d’existence. Il faut pour cela convaincre l’incubateur en ayant un dossier solide et des perspectives de croissance convaincantes.

2ème étape : voter le transfert de siège en assemblée générale

Un transfert de siège doit être approuvé par la collectivité des associés. Une assemblée générale est donc convoquée : elle doit prendre cette décision selon la majorité et les conditions prévues par les statuts.
Lorsqu’il n’y a qu’un seul associé, c’est-à-dire en SASU ou EURL, il prend seul cette décision. Cette étape ne pose donc aucune difficulté. Lorsqu’il y a plusieurs associés (SAS, SARL, SCI), i faut bien se référer aux statuts et à l’article concernant la prise de décisions en assemblée générale.

3ème étape : réaliser les formalités auprès du greffe

On distingue le transfert dans le « même ressort » et le transfert « hors ressort ». Le premier correspond au déménagement de l’entreprise dans la même zone géographique, en général dans le même département. Le transfert dit « hors ressort » intervient en cas de déménagement dans un autre département.
Pour un transfert dans le même ressort, il faut publier seulement une annonce légale et s’acquitter de frais de greffe s’élevant à environ 200 €. Pour un transfert hors ressort, la publication de deux annonces légales est requise : une dans le ressort de l’ancien siège et une dans le ressort du nouveau siège. Les frais de greffe s’élèvent à environ 250 €.
Dans tous les cas, il faudra remplir un formulaire M2 et le signer ainsi qu’une attestation de publication de l’annonce légale. Il faut également établir une liste des anciens sièges sociaux de l’entreprise et joindre au dossier un exemplaire des statuts modifiés certifié conforme par le représentant légal de la société.

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