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Réunions d'entreprise : 7 astuces pour être constructif et efficace

par Paola Bourdon, BirdOffice

4 septembre 2016

Réunions d'entreprise : 7 astuces pour être constructif et efficace

Les salariés ont tendance à ne pas vraiment apprécier les réunions d’entreprise. Nous pourrions même dire – à raison ! – que, dans la plupart des cas, ils les détestent. À ce propos la première chose à noter est qu’ils ne détestent pas les réunions parce qu’ils ne se soucient pas de l’avenir de leurs entreprises. Au contraire, dans la plupart des cas, ils sont tout à fait conscients du fait que cet avenir les concerne directement. En réalité, ils ont tendance à détester les réunions en raison de la structure même de ces dernières. En d’autres termes, c’est la façon dont les réunions se déroulent qui gêne les salariés. Afin de remédier à la tendance que nous avons mise en lumière, il faut, avant toute chose, remédier aux déficits structurels en question. Pour ce faire, nous allons vous donner quelques conseils simples et pratiques dans les lignes suivantes.

L’organisation préliminaire

Afin que chacun se sente impliqué dans une réunion, il est important de faire quelques efforts en ce sens, et ce avant que la réunion ait lieu. En effet, il peut s’avérer très utile d’envoyer préalablement par e-mail, toute l’information nécessaire à la bonne tenue de la réunion :

  • sujets qui seront discutés
  • plan de la réunion
  • statistiques De cette manière, les salariés auront en tête le fil conducteur de la réunion et pourront y participer activement. Qui plus est, ils s’y sentiront utiles.

Faire en sorte que le débat soit constructif

Il est un fait que personne n’apprécie qu’on lui coupe la parole. Cela dit, force est de constater que durant la plupart des réunions d’entreprise, la tendance générale est à la critique précipitée et non constructive. En d’autres termes, l’anarchie règne et chacun coupe la parole de l’autre, juste pour lui dire à quel point il a tort. Le résultat de cela est qu’un sentiment d’impuissance s’installe. Plus encore, les salariés ne voient pas l’utilité de la réunion et se sentent, à leur tour, encore moins utiles puisque, indépendamment de ce qu’ils vont dire, ils se feront couper la parole et verront leurs propos, sinon rejetés, du moins farouchement critiqués. À ce titre, nous vous conseillons d’organiser vos réunions en deux parties distinctes :

  • une phase d'écoute, dédiée à l’exposition des idées de tout un chacun
  • une phase de débats et de critiques – si possible, constructives !

La durée de la réunion : un point d’importance majeure

En principe – et c’est un autre point important ! –, les réunions sont programmées à des dates – ou des journées – précises, et dans des tranches horaires, tout aussi précises. Évitez les réunions qui débordent ces tranches horaires. Quoi que vous ayez à dire, ayez en tête que les autres salariés ont leurs propres agendas, et donc leurs propres choses à faire. Une réunion qui dépasse le temps qui lui est attribué, c’est une réunion capable d’agacer un bon nombre des participants. Peu pratique lorsqu’on veut que ces réunions ne soient pas détestables et détestées par les salariés, n’est-ce pas ?

Mettez à disposition des technologies audiovisuelles

Nous ne pouvons que vous encourager à mettre à disposition de vos collègues tout l’arsenal des technologies nécessaires à l’illustration de vos idées. En guise d’exemple, une bonne présentation PowerPoint peut s’avérer très utile afin d’insister sur les idées importantes de la réunion. De cette manière, tout le monde aura en tête le fil conducteur de la réunion et, qui plus est, tout le monde pourra y participer activement.

Essayez de rassembler tous les salariés, même ceux qui ne peuvent assister physiquement à la réunion

Une fois de plus, profitez des avancées technologiques afin d’améliorer la qualité de vos réunions. En ce sens, si certains de vos salariés ne peuvent pas assister physiquement à la réunion, sachez que de très nombreux logiciels de vidéoconférence existent – WebEx, Skype, etc. En les conviant à participer à la réunion via ces logiciels, vous serez en mesure de consolider l’esprit d’équipe. En plus de cela, les salariés en question se sentiront importants, gagneront en confiance et, toutes choses étant égales par ailleurs, ils apprendront certainement à apprécier les réunions qui sont à venir.

La discipline

En matière de discipline, il faut trouver un juste milieu. En effet, être trop strict peut créer un sentiment et une ambiance propres aux réunions militaires. Par conséquent, il se pourrait que les salariés commencent à détester encore plus les réunions d’entreprise. Cela étant dit, il ne faut pas non plus être trop laxiste, car cela donnerait l’impression que ces réunions ne sont rien d’autre qu’une farce, dont le seul but est de faire passer le temps. En guise d’exemple de conseil concret, si quelqu’un est en retard, et ce même quand il ou elle doit présenter quelque chose au reste des collègues, commencez la réunion sans l’attendre. Cela légitimerait le caractère formel et sérieux de la réunion et, de fait, les salariés y verront quelque chose qui peut être potentiellement utile.

L’utilité pratique en soi

Revenons à l’utilité des réunions d’entreprise. Pour que celles-ci – nous allons reprendre beaucoup des points mentionnés ci-haut – soient perçues comme utiles, elles doivent suivre un agenda et un rythme prédéfinis. C'est-à-dire des thèmes qui, dans l’idéal, ont été annoncés en début d’année, et ce pour chaque séance. Qui plus est, ces thèmes doivent répondre à des problèmes devant être résolus au travers de questions et de réponses précises. En d’autres termes, au travers des conclusions tirées à l’issue de chaque réunion. Si vous arrivez à organiser vos réunions d’une telle manière – c'est-à-dire en suivant un programme et des questions précises qui attendent des réponses tout aussi précises –, vous réussirez aussi à faire en sorte que les réunions d’entreprise soient moins – voire pas du tout – détestables et détestées par les salariés.

Interview de l'auteur

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