B-Mag > Digitalisation des entreprises > Comment optimiser votre signature d’email ?

Comment optimiser votre signature d’email ?

par Pauline Millecamps, B-Reputation

3 juillet 2017

Comment optimiser votre signature d’email ?

Si l’on a abondamment entendu parler de la fin de l’emailing, le courrier électronique reste le premier outil de communication professionnelle, avec, en moyenne, près de 80 emails échangés par jour par salarié. La signature, ces quelques lignes qui apparaissent en conclusion de votre email et qui renseignent, le plus souvent, vos références professionnelles, y joue un rôle décisif, particulièrement dans le secteur du B2B. Elle s’avère être en effet un véritable outil marketing : le but est de susciter l’intérêt du destinataire pour générer du clic. Voici donc quelques conseils pour créer une signature d’email efficace.

Quel contenu pour ma signature d'email ?

Votre signature de courriel doit aller à l’essentiel : en un coup d’œil, votre interlocuteur doit savoir qui vous êtes et quelle est votre entreprise, à l’instar d’une carte de visite. Votre prénom, votre nom, votre fonction, le nom de votre entreprise ainsi que votre numéro de téléphone ou celui de l’entreprise sont les informations à renseigner en priorité. Pour faire de votre signature d’email une véritable arme commerciale, n’oubliez pas d’y insérer, par ailleurs, un logo, des liens vers vos principaux réseaux sociaux ainsi que vers votre site web. Pour ne pas surcharger la signature, vous pouvez intégrer le lien vers votre site Internet dans le logo. Inutile d’y ajouter votre adresse mail puisque votre destinataire l’a déjà à sa disposition.
Attention toutefois à ne pas incorporer trop d’informations dans votre signature : une multitude de réseaux sociaux, plusieurs numéros de téléphone, des offres d’emplois, les évènements à venir… Choisissez minutieusement les informations que vous voulez mettre en valeur auprès de votre destinataire, pour ne pas qu’il s’y perde, et condensez les en utilisant, par exemple, le caractère « | » pour séparer les informations.
Pour créer une signature d’email efficace, adoptez des réflexes marketing : qu’est-ce qui intéresse mon destinataire ? Comment optimiser mon call to action ? N’hésitez pas à mettre en valeur les nouveaux produits ou services que votre entreprise propose, les invitations à tester gratuitement un service sont souvent génératrices de clics.
Vous pouvez également écrire une version courte de votre signature d’email pour les réponses et les transferts d’emails pour ne pas agacer votre interlocuteur en inondant la discussion. N’oubliez pas de l’actualiser fréquemment selon l’actualité de votre entreprise pour renforcer votre image de marque.

Soigner la forme de ma signature de courriel

En 1995, Sally Hambridge publie « Netiquette Guidelines », un guide de bonnes pratiques concernant la communication sur Internet et les réseaux sociaux, encore largement exploité par les développeurs web. Parmi celles-ci, on y trouve des recommandations sur l’utilisation de la signature d’email :
- elle ne doit pas dépasser les 4/5 lignes,
- elle doit être précédée d’un double tiret ainsi que d’un espace (« -- »),
- la largeur ne doit pas dépasser 72 caractères,
- il faut manier avec précaution l’insertion d’images, qui pourraient alourdir l’email et générer des problèmes d’affichage.


A cela s’ajoutent des recommandations graphiques : s’il est conseillé d’homogénéiser le type, la taille ainsi que la couleur de la police d’écriture, il faut avant tout respecter la charte graphique de l’entreprise. Toutefois, mettre un ou deux éléments en gras ou en italique pour en souligner l’importance peut s’avérer efficace. Privilégiez les fonds clairs et les écritures foncées pour en faciliter la lisibilité auprès de vos interlocuteurs. Prenez garde à utiliser une police d’écriture assez grande pour rendre la lecture sur mobile agréable. Dans un souci de cohérence, la signature d’email doit être au même format pour tous les employés de l’entreprise.
Pour épurer votre signature de courriel, minimisez les disclaimers, imposés par les exigences réglementaires et juridiques de certains pays, en utilisant une petite police d’écriture et supprimez les mentions « Envoyé depuis… » en désactivant, sur votre boîte de messagerie mobile, la signature de courrier électronique.
Restreignez l’usage de gifs et de vidéos, qui, sur la plupart des serveurs de messagerie, ne s’affichent pas convenablement. L’image statique « clic to play » est une bonne alternative aux problèmes d’affichage : le destinataire n’aura qu’à cliquer sur la vidéo pour qu’elle s’enclenche. Pour optimiser l’affichage des images, compressez-les à l’aide de logiciels comme TinyJPG.

Créer ma signature d’email : comment ça marche ?

De plus en plus, les boîtes de messagerie proposent d’automatiser vos signatures d’email d’une part pour éviter les fautes de frappes mais aussi, et surtout, pour gagner un temps précieux.
- Pour créer sa signature avec Outlook ou Yahoo! Mail, il suffit d’aller dans les paramètres puis dans « option » et dans « signature d’email »,
- Avec Gmail, allez dans « paramètres » puis « général » (si vous voulez insérer une image dans votre signature Gmail, n’oubliez pas de la partager en public),
- Sur Windows Mail, passez par « outils » puis « option » et enfin « signature »,
- Avec La Poste, vous trouverez de quoi paramétrer votre signature d’email dans « mes préférences ».


Si vous êtes à l’aise avec le langage HTML, vous pouvez directement créer un document HTML puis l’importer dans votre serveur de messagerie électronique. En plus d’être optimisée pour toutes les messageries, l’avantage de cette solution est qu’elle vous permet de personnaliser à votre guise votre signature d’email, à l’inverse du paramétrage proposé par les boîtes de messagerie, qui reste assez limité. Pour ce faire, créer votre document HTML (.html), soit via un logiciel de mise en page HTML comme Brackets, Komodo ou encore NetBeans, soit via le bloc-notes Windows, et indiquez ensuite son emplacement à votre serveur de messagerie. Il y a toutefois quelques précautions à prendre pour éditer un code performant pour votre signature d’email :
- Encodez les caractères spéciaux de votre signature d’email (à : &grave, ç : &ccedil… et d'autres à retrouver sur Internet). Évitez d’en utiliser dans le nom de vos images et de vos dossiers,
- Pour vos images ou votre logo, privilégiez le format jpg et ajoutez une balise < alt >, accompagnée d’un texte alternatif à l’image, si jamais la messagerie de votre destinataire en bloquait l’affichage. Aussi, si votre image comporte un lien, n’oubliez pas d’y joindre la balise border :0px pour supprimer les contours bleus de l’image,
- Pour les propriétés de la police d’écriture, adoptez le style inline en renseignant toutes les informations sur la couleur, la taille ou encore le type de police directement dans votre fichier HTML, et non pas dans un fichier CSS annexe. Évitez les tailles de polices inférieures à 10px et restreignez la largeur de votre signature à 600px pour éviter les éclatements de structures, qui sont fréquentes selon la taille des écrans utilisés pour la lecture de l’email. Pour les couleurs, renseignez les valeurs hexadécimales, que vous pouvez facilement retrouver sur Internet.


Pour faciliter la création de votre signature d’email, il existe aussi des générateurs de signatures de courriel comme WiseStamp, Newoldstamp ou encore HTMLsig, qui vous créent de toutes pièces une signature d’email adaptée à votre métier et votre charte graphique.

Votre signature d’email, un atout marketing!
Votre signature d’email, un atout marketing!

À lire aussi

Newsletter

Une fois par mois, le meilleur de notre magazine :

  • e-reputation, référencement, réseaux sociaux
  • digitalisation des entreprises
  • satisfaction client

Articles, dossiers, interviews et infographies !

Rejoignez-nous sur facebook

Suivez-nous sur Linkedin

Suivez-nous sur twitter