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Externaliser ses RH : une bonne solution ?

par Margaux Blanc, B-Reputation

20 juin 2017

Externaliser ses RH : une bonne solution ?

L’externalisation des ressources humaines, soit le fait de confier à un prestataire externe une part de ses activités de gestion du personnel, est un choix stratégique de plus en plus répandu. En effet à ce jour, deux entreprises françaises sur trois ont fait le choix d’externaliser la gestion de leur paie. D’autres fonctions RH ne sont pas en reste et sont de plus en plus externalisées, comme le recrutement ou la formation des salariés. Mais l’externalisation n’est pas systématiquement la meilleure solution pour les entreprises : une fonction aussi importante que la gestion du personnel doit-elle (et peut-elle) être déléguée ?

Externaliser ses RH : quels avantages ?

  • Qu’il s’agisse de l’édition des fiches de paie ou de l’organisation des formations, un certain nombre de tâches administratives sont particulièrement chronophages pour les entreprises. Ces activités réclament un investissement temporel non négligeable sans pour autant avoir une forte valeur ajoutée. Externaliser ces besognes irréductibles en les confiant à un prestataire tiers permet un gain de temps très important,
  • Toutes les entreprises françaises ne disposent pas forcément en interne des compétences nécessaires à la rédaction d’un contrat d’embauche ou d’une fiche de paie. Le respect du code du travail ou des conventions collectives ne s’improvise pas, et l’externalisation permet alors de réduire les risques d’erreurs,
  • Les coûts d’une externalisation sont contractuels : ils peuvent donc être évalués facilement tout en libérant les ressources internes de l’entreprise d’un travail fastidieux.

Une externalisation des RH bien pensée optimise le fonctionnement d’une entreprise, en permettant au service des ressources humaines de se consacrer en priorité sur des tâches créatrices de valeur.

Les risques liés à l’externalisation

Malgré ces avantages indéniables, l’externalisation des ressources humaines n’est pas une démarche anodine. Comme tout changement majeur dans l’organisation d’une entreprise, elle présente des risques intrinsèques.

  • La multiplication des interlocuteurs et des acteurs sous-tend nécessairement un risque d’incompréhension. De plus, un intermédiaire ne côtoie pas directement l’ensemble de l’entreprise, ce qui n’offre pas un cadre favorable à l’échange et à la communication,
  • L’externalisation induit une perte progressive de savoir-faire pour les salariés. Les outils digitaux évoluant rapidement, se tenir éloigné d’une partie de l’activité RH amène donc à une augmentation de la dépendance vis-à-vis des prestataires extérieurs,
  • Lors d’une prise de décision importante, par exemple dans le cadre d’un changement de stratégie RH, de nombreux échanges sont nécessaires entre la société décisionnaire et le prestataire extérieur chargé de l’appliquer. Ce temps incompressible limite la réactivité des entreprises, et freine leur évolution.

Si certains domaines des ressources humaines ne peuvent pas s’externaliser dans leur intégralité, il est tout à fait possible de mener certaines tâches conjointement. Par exemple, dans le cadre d’un recrutement, la décision finale revient bien évidemment à l’entreprise cherchant à embaucher. Toutefois, un travail de présélection ou de mise en relation peut parfaitement s’externaliser, à condition d’avoir pris le temps de spécifier clairement ses besoins !

Externaliser ou ne pas externaliser ?

Lors de la sélection des activités RH à externaliser, il est fréquent de valider la faisabilité du projet en posant la question des 4 C :

  • La complexité : L’activité RH concernée nécessite-t-elle un haut degré de technicité ? Peut-on facilement acquérir les compétences essentielles pour la gérer ? Par exemple, la création d’une fiche de paie nécessite des connaissances transverses en droit et en informatique, deux domaines particulièrement pointus,
  • Cette tâche est-elle chronophage ? Prenons encore une fois l’exemple de la fiche de paie : entre 30 et 40% de la fonction RH est consacrée au traitement des salaires,
  • Les domaines concernés sont-ils critiques ? Ceux-ci doivent être externalisés en priorité, car ils ne supportent pas l’approximation ou le retard. C’est le cas par exemple de l’élaboration des contrats de travail,
  • L’activité RH est-elle circonscrite ? Autrement dit : combien d’acteurs différents partagent la charge de ce service ? En effet, un domaine des ressources humaines dont le périmètre est réduit sera plus facilement transférable à un tiers.

S’orienter vers une externalisation d’une partie de ses ressources humaines permet de se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée. Accompagnement personnalisé des salariés, amélioration du dialogue social, propositions de formations qualifiantes… Autant d’activités RH essentielles pour la bonne santé des entreprises !

L’externalisation RH, un secteur en nette progression !
L’externalisation RH, un secteur en nette progression !

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