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Pourquoi adopter une solution intelligente de gestion des notes de frais ?

par Yossra Troudy, Expensya.com

12 octobre 2017

Pourquoi adopter une solution intelligente de gestion des notes de frais ?

La gestion des notes de frais est une des tâches les plus détestées du monde professionnel : longue et fastidieuse, cette tâche mobilise votre temps et celui de vos collaborateurs et nuit à la productivité de votre entreprise.

Les coûts cachés de la gestion des notes de frais

Une part importante des entreprises ne se rendent pas compte des coûts cachés de la gestion des notes de frais : pour 80% des entreprises, le collaborateur saisit ses factures sur une feuille Excel en gardant tous ses justificatifs. Il doit ensuite vérifier son rapport puis l’envoyer à son manager pour approbation. Une fois la dépense approuvée, le manageur l’envoie à son tour au comptable pour la traiter et procéder ainsi au remboursement. Cette procédure est chronophage pour tous les intervenants du processus de gestion des notes de frais et comporte un taux d’erreurs non négligeable. En effet, une note de frais coûte en moyenne 53€ à une entreprise, et nécessite une durée de vingt minutes (Étude réalisée par HRS et la Fondation GBTA) pour la création de son rapport et la saisie.

La solution Expensya

Une solution intelligente de gestion des notes de frais s’avère être la meilleure alternative pour réduire ces coûts et faire économiser du temps à l‘entreprise, et ce en transformant les étapes suivantes :

  • Récupérer automatiquement les factures Ne perdez plus de temps à récupérer unes à unes toutes vos factures en ligne : avec une solution de gestion des notes de frais, vos factures seront récupérées automatiquement, centralisées sur votre compte et pré-saisies.
  • Eliminer la saisie manuelle Une solution de gestion des notes de frais automatisée est tout à fait dédiée aux employés nomades et leur permet de gérer leurs dépenses professionnelles au fil de l’eau : prenez une photo de votre facture via smartphone et elle sera instantanément saisie pour vous, grâce à la dernière génération de gestionnaires de notes de frais. Le calcul des frais kilométriques est également optimisé : il suffit seulement de renseigner le type du véhicule, sa puissance fiscale et la distance parcourue, l’application s’occupe du reste.
  • Optimiser le transfert et la validation des dépenses Une solution automatisée de gestion des notes de frais s’adapte aux processus de votre entreprise en permettant de gérer votre flux de validation dans le Cloud et de faciliter ainsi, la transmission des dépenses de vos collaborateurs, leur validation et leur intégration en comptabilité.
  • Simplifier le traitement comptable Les comptables font partie du processus de gestion des notes de frais, et vous devez pouvoir les intégrer à votre solution de gestion des frais professionnels. Ainsi, après approbation des dépenses de vos collaborateurs, vous envoyez le tout à votre comptable qui pourra facilement superviser et approuver les rapports de dépenses. De plus, l’intégration dans le logiciel comptable est simple, et il n’aura aucune double saisie à effectuer.
  • Automatiser le contrôle des dépenses Une solution de gestion des notes de frais automatisée permet de centraliser toutes les données importantes relatives aux dépenses professionnelles. Vous pouvez ainsi examiner de près les dépenses de vos collaborateurs et optimiser votre processus de prise de décision. De plus, vous pouvez également configurer des règles de dépenses afin d’automatiser l’application de votre la politique de dépenses.

La gestion des notes de frais automatisée vous permettra de réaliser des gains de productivité en optimisant la saisie, le transfert, l’approbation, le remboursement, ainsi que le contrôle des dépenses. Ne perdez plus votre temps et consacrez votre énergie aux tâches à forte valeur ajoutée pour votre entreprise. Avec une solution comme Expensya, qui en plus de toutes ces fonctionnalités, vous permet également de jeter définitivement le papier grâce à son option d’archivage à valeur probante.

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