Comment traiter efficacement un fichier de prospection ?

Vouloir lancer une campagne de prospection pour acquérir de nouveaux prospects, les relancer ou bien les fidéliser est une étape essentielle pour n’importe quelle entreprise. Pour ce faire, chaque équipe commerciale établit un fichier de prospection pour avoir une base avec laquelle travailler.
Or, comment dissocier les différents personae ? Quels sont les critères à retenir pour s’assurer de communiquer efficacement avec chacun d’entre eux ? Toutes ces questions font partie du processus de traitement du fichier de prospection.

Être organisé avant de créer un fichier de prospection

 

 

Avant même de constituer un fichier de prospection, il convient de définir la cible, les moyens à
mettre en oeuvre et les objectifs. Quand il s’agit de lancer un nouveau produit ou un service, vous devez poser les bases de votre travail de segmentation en répondant aux questions suivantes : À qui est-il adressé ? Pourquoi ? Comment ? Dans quel but ?
Par exemple, vous êtes une entreprise dans un secteur d’activité X qui recherche une ou plusieurs cibles au profil Y et Z.

En prenant le temps de définir clairement leur identité-type, leur fonctionnement et leur besoin, vous pourrez ainsi adapter votre canal de communication et votre message afin d’être le plus pertinent possible.

En fixant ces critères, vous procédez d’ores et déjà à une “pré-tri” des prospects, le traitement de votre fichier de prospection sera par conséquent plus aisée.

De plus, il est aussi intéressant de définir le temps que vous consacrerez à l’exploitation de votre fichier de prospection. Il est recommandé de consacrer des plages horaires spécifiques à la prospection pour ne pas vous éparpiller et gaspiller “trop de temps”.

Adapter les canaux de communication à vos prospects

 

 

Une fois que vous avez constitué et organisé votre fichier de prospection, vous pouvez désormais réfléchir à votre canal de communication pour votre campagne de prospection.

Les canaux de communication sont multiples, on distingue les médias traditionnels (presse, radio, télévision, affichage…), les médias web (presse en ligne, publicité en ligne, plateformes communautaires) ou événements physiques (salons, relations publiques…).

Ici, votre objectif est de vous adapter à votre cible en déterminant quel support de communication a le plus de chances d’avoir un impact positif, qui puisse être à la fois séduisant et engageant.
Par exemple, une marque commercialisant des produits à l’identité visuelle marquée (article de mode, produits de beauté…) et ayant une cible jeune aura certainement plus de succès en communiquant directement sur les réseaux sociaux privilégié de sa clientèle (Instagram, Snapchat, TikTok…).

Inciter le passage à l’action en proposant 1 ou 2 offres à vos prospects

 

 

Quand vous communiquez avec vos prospects, votre objectif est de les inciter à l’action. Vous pouvez leur proposer une ou deux offres pour déclencher leur intérêt envers votre entreprise, en choisissant l’axe qui sera le plus convainquant. En fonction de leur profil, vous pourrez par exemple faire appel à leurs sentiments, ou être plus pragmatique en ayant recours aux preuves et à l’argumentation.

Il y a diverses offres que vous pouvez leur proposer comme par exemple la participation à un événement comme un webinar (pertinent pour présenter à la fois votre produit et engager la conversation avec votre cible), la mise en avant d’une offre promotionnelle, le téléchargement de livre blancs, pratiquer le up selling, etc. Ces offres ont toutes un point commun : apporter de la valeur ajoutée à votre produit/service et à l’image de votre entreprise.

Une fois toutes ces questions passées en revue, vous devriez avoir suffisamment d’éléments concrets sur lesquels vous appuyer pour l’envoi de votre campagne de prospection. Mais le traitement et l’exploitation de votre fichier ne s’arrête pas avec le lancement de vos communications. En effet, il vous faut ensuite analyser et interpréter les résultats. Pour cela, vous pouvez utiliser un CRM pour vous aider dans la gestion de vos prospects.

 

Intégrer les résultats de votre campagne de prospection dans le CRM

 

 

Le CRM, “Customer Relationship Management “ ou GRC la “Gestion Relation Client” permet aux entreprises d’interagir avec leurs prospects et leurs clients. Plus précisément, le CRM centralise, traite et analyse les données clients. C’est un outil efficace pour améliorer la réactivité de votre équipe commerciale et du service après-vente.
Le CRM regroupe l’ensemble des datas collectées pendant l’activité commerciale de l’entreprise. Vous avez ainsi une vue globale sur l’ensemble des prospects et des clients présents dans votre base de données et aussi des informations détaillées sur chacun d’entre eux (leurs préférences, leurs habitudes de consommation, leur canal de communication favori) afin d’adapter – et modifier si besoin est – votre communication. Il s’agit encore une fois de personnaliser votre message.

De ce fait, dès que vous avez lancé votre campagne de prospection, vous pouvez trier les résultats et les importer dans votre logiciel CRM : on parle alors d’intégration. Vérifiez bien que tous les paramètres de collecte de données sont conformes aux critères que vous avez défini et au tunnel d’action que vous avez préparé. Celui-ci peut se dérouler de la façon suivante : si la cible doit avoir un email valide, faire une relance par mail, puis par téléphone, envoyer un code promo, etc. Le CRM vous permet de suivre les différentes interactions avec le prospect et donc sa progression.
Pour faire l’intégration, nous vous conseillons de faire un test sur un échantillon du fichier à importer pour vous assurer que le paramétrage fonctionne correctement, s’il est possible d’isoler des cibles parmi d’autres et si les données importantes sont assez mises en valeur sur le CRM. Cela vous évitera d’importer l’ensemble de votre fichier pour finalement vous apercevoir qu’il y a un dysfonctionnement.

Une fois que votre fichier a été intégré dans le CRM, les commerciaux prennent le relais pour relancer les prospects. Selon les spécificités des cibles, ils adapteront leur communication pour les relancer jusqu’à les transformer en client.

 

Faire le bilan du traitement de votre fichier de prospection

 

 

Afin d’analyser les points positifs et les axes d’amélioration de votre campagne, vous pouvez avoir recours à un indicateur, le ROI, “Return On Investment”, autrement dit, le retour sur investissement. Il s’agit d’un indice permettant de comparer ce que vous avez investi par rapport à ce que vous avez gagné, et qui se calcule de la façon suivante :

(gain ou perte de l’investissement – coût de l’investissement) / coût de l’investissement.

Le résultat s’exprime en pourcentage ou en ratio.

L’avantage du ROI, c’est qu’il permet de mesurer efficacement la rentabilité de la campagne de prospection effectuée par l’entreprise (de la constitution du fichier de prospection à la fin de la campagne email).

Si celle-ci souhaite effectuer une analyse complète, il est conseillé de faire appel à plusieurs indicateurs clés : le taux de conversion, le coût d’acquisition d’un lead (CAL)… De façon générale, plus les angles d’analyse sont variés, plus l’image que vous vous ferez de votre campagne de prospection sera réaliste.