Comment évaluer l’éditeur d’un SIRH à l’aide d’une grille de benchmark ?

L’offre des solutions d’automatisation des processus administratifs RH est aujourd’hui tellement variée qu’il est parfois difficile de s’y retrouver. Comment savoir si un outil sera adapté à son organisation et qu’il répondra réellement à ses besoins métiers ? Comment évaluer la performance d’un outil et le sérieux d’un éditeur pour réussir son projet SIRH ?

Une bonne méthode consiste à concevoir une grille d’analyse personnalisée, qui servira de base à votre benchmark et permettra de comparer aisément les outils des différents éditeurs de logiciels. Voyons comment procéder.

1 – Quels critères mettre dans sa grille de benchmark ?

Avant d’aller explorer les offres du marché, penchez-vous au préalable sur les spécificités de votre entreprise :

  • Quelles sont les règles de l’entreprise ? (congés, dépenses…)
  • Comment vos processus RH actuels fonctionnent-ils ? Qui valide quoi ?
  • Quels outils utilisez-vous à l’heure actuelle ?
  • Autorisez-vous la pratique du télétravail ? Certains collaborateurs sont-ils nomades ?
  • Quel est votre besoin en formation (ou le temps que vous pouvez y consacrer) pour les administrateurs et les utilisateurs finaux ?

Menez une réflexion collégiale en impliquant toutes les parties prenantes d’un tel projet : la direction générale, la direction financière, le responsable des systèmes d’information, des managers, des collaborateurs volontaires. Pour chaque processus RH, prenez soin de lister vos besoins en fonctionnalités pour les différents profils d’utilisateurs : collaborateur, manager et administrateur.

Prenons l’exemple de la gestion des congés et absences. Votre grille d’analyse pourrait ainsi comprendre les entrées suivantes :

Couverture fonctionnelle

Collaborateurs

●     Saisie depuis un planning avec proposition de répartition des jours en fonction des jours disponibles

●     Visualisation des compteurs de congés et mise à jour en temps réel 

●     Simulation des soldes dans le futur

●     Accès au planning de l’équipe / de l’organisation

●     Demandes d’absences spécifiques (événements familiaux, congé sans solde)

●     Accès aux règles de gestion interne (convention / accord d’entreprise)

Managers

●     Validation directe depuis le planning ou un email de notification ou validation sur deux niveaux

●     Délégation de la validation en cas d’absence du manager

●     Relance automatique des demandes non validées

●     Accès aux soldes prévisionnels des congés des équipes

●     Crédit des jours de récupération par le manager

Administrateur

●     Paramétrage souple des règles de congés (restrictions, bascule d’un compteur vers un autre, mise en congés collective…)

●     Gestion des types de congés (CP, RTT, ancienneté, fractionnement…)

●     Gestion des récupérations

●     Gestion du CET

●     Gestion des temps partiels proratisés ou non

●     Alertes sur les situations anormales

●     Notifications automatiques : collecte des justificatifs d’absence, relance des managers en cas de retard de validation de congés

●     Décompte des tickets restaurant

●     Etat des soldes par collaborateur

●     Annualisation des compteurs

●     Reporting et analyse : nombre d’absence par récurrence, par type, par collaborateur, par population

 

Renouvelez l’exercice pour les autres modules RH dont vous avez besoin : suivi des temps, gestion des notes de frais, dossier RH, campagnes d’entretiens annuels, etc.

Complétez enfin la grille avec  :

  • les spécifications techniques : sécurité, sauvegardes, hébergement des données, etc,
  • vos besoins en mobilité : application mobile, outil accessible depuis différentes localisations, etc,
  • vos exigences en terme d’ergonomie : facilité de prise en main, absence de formation,
  • le soutien dont vous aurez besoin : réactivité du support, formation des administrateurs, ressources disponibles à tout moment…
  • le mode de commercialisation et les tarifs : prix licence ou abonnement, maintenance…

 

2-  Comment faire son choix grâce à la grille d’analyse ?

Tous les critères de votre grille n’auront pas la même importance. Il est ainsi recommandé de les pondérer en appliquant la méthode MoSCoW :

  • M = Must have : fonctionnalités impératives
  • S = Should have : fonctionnalités importantes, qui apportent une valeur ajoutée
  • C = Could have : fonctionnalités non prioritaires mais qui apportent du confort
  • W = Won’t have : fonctionnalités qui ne sont pas prioritaires et peuvent attendre.

Complétez cette pondération avec une échelle de notation allant de 1 à 5 pour chaque critère de la grille (1 étant la note la plus faible). Vous pourrez ainsi aisément comparer les résultats entre les différents éditeurs de logiciels.

 

3 – À quel moment utiliser sa grille de benchmark ?

Une fois la grille élaborée, remplissez-la avec les informations que vous trouverez sur le site des éditeurs de logiciels RH. Puis testez les outils (en toute autonomie ou avec des commerciaux) pour la compléter. Faites ensuite une présélection de 4 à 5 solutions qui vous semblent correspondre aux besoins de votre entreprise.

Enfin, et c’est l’étape la plus importante, organisez des “tests utilisateurs” en interne. Distribuez la grille de benchmark à un panel représentatif de salariés (volontaires) et faites-leur tester les solutions.

Un outil RH ne se résume en effet pas à ses performances et son prix. La différence peut se jouer sur les aspects non techniques comme l’ergonomie et la facilité de prise en main par l’ensemble des collaborateurs. Il convient de ne pas sous-estimer cet aspect au risque de limiter l’adoption du logiciel lors de sa mise en place.

Faites les totaux et organisez une réunion de débriefing. N’ayez pas peur d’avoir un outil qui ne réponde pas à 100% de vos exigences. Assurez-vous cependant que le logiciel propose une interface d’administration claire, intuitive et qui couvre vos besoins obligatoires.

 

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